ベルツリーの運営について

2020年04月27日 23:04
カテゴリ:その他

ベルツリーの運営について

現在コロナウイルスの影響でご自宅にいてる時間も多いこの時期は、いつもよりネット等を見てる時間も長いのではないかなぁと思い、このタイミングで少しベルツリーの運営についてお話ししたいと思います。

ベルツリーは2016年10月に設立しました。
今日現在で4年目の春を迎えております。
過去にも書いた事がありますがこのサークルはメンバーの1人が設立してほしいとの事で始まりました(2019 年12月31日参照)

設立にあたり色んなことを覚悟しました。

最初は私の知ってる仲間をかき集めてスタートしましたがホームページや色んなサイトを見て参加してくれる人も少しずつ増えてくる事も予想してましたので、自分がどういった環境でサークルを運営しないといけないかを考えると準備期間にとても多くの時間を要しました。

これから先色んな人がベルツリーに参加してくれる事に対して皆さんの大切な時間を預かるという事、、これだけは忘れてはいけないと考えてます。
なので、設立前に職場環境や交友関係、人生の決断もしました。少なくとも設立して最低3年間は絶対に守る、、それだけは自分で決めて設立した次第です。

今まで付き合ってきた友達、飲み仲間、こちらをまずは整理して職場では出来るだけ日曜の休みだけは確保してもらえるようにお願いもしました。今までは日曜でも容赦なしで仕事を入れられる事があったのですが、サークル設立にあたって職場としっかり話し合いをして何とか日曜だけは確保出来るようになりました。
とにかく3年間はベルツリーの為だけに時間を使う事を最優先に考え、ようやくスタートしました。

サークルを運営するにあたって絶対に必要な3つがあると考えてます。

①コート②ボール③人数

この3つが揃わないと運営は成り立ちません。

まずは①コートについて、、

ベルツリーでは鶴見緑地、真田山、服部緑地、柴島の4つのコートを拠点にしてますが全て抽選になります。
抽選は基本的に2ヶ月前からになってまして、私はこの抽選作業に初期の頃は不慣れで毎月4〜5時間かかってました。
今はようやく慣れてきて3時間前後まで縮める事が出来てます。一気にやると集中力もすり減ってきて間違いがあったりするのでだいたい毎日1時間程度で3日間に分けてます。
どこが抽選に当たるかわかりませんのでありとあらゆるパターンを想定して色んな時間帯に抽選を出しています。
他の人からのキャンセルが出ると朝5時、朝7時、正午と3つの時間帯にランダムで先着順となりますので早起きしてパソコンの前でスタンバイしたり、正午からの時は仕事を調整してパソコンの前でいつも待機しています。

当選したコートを組み合わせていきスケジュールを作って皆さんに案内を出してる流れです。
ベルツリーでは出来るだけ色んなコートを使い、色んな人に参加してもらうようにしてます。
いつも同じコートでやるとどうしても、その近くの人ばかりが集まってしまい、サークルとしての幅も狭まりますし、何より、、同じ人ばかりのサークル化してしまいます。
そういった事に出来るだけならないようにこの形をとってます。

②ボールについて、、

ベルツリーでは1面で大体100〜150球を用意して練習をやっています。
そのボールの管理・在庫に関しては私が全てやっているのですが実際にコートにボールを持っていくのはメンバーの皆さんにある程度振り分けてお願いしています。

色んなコートでやるにあたって私1人がボールを持って行くことにすると、私が万が一に行けなかった時に練習会が出来ないという事態がおきてしまいますのでリスクヘッジとしてこちらの形をとってます。

ちなみに在庫の方はいつも200球をメドに家で在庫として確保してあります。ボールは消耗品なので入れ替えしながら、在庫を調整しております。

③人数について、、
サークルを運営していくうえで、やはりある程度の人数がいないと健全なサークル運営は成り立ちません。人数が少なければコートもボールも用意出来なくなりますし、練習の内容もかなり限られてきます。
でもサークルを長く続けていけば出会いもありますが別れもあります。

サークルに入ってきた時と環境が変わり、結婚、妊娠、出産、育児、転勤、引越し、転職、ケガ、病気etc...

今まで練習会によく参加されてた方も色んな理由で一時的にお休みされてる方も多くなってきました。ですが、これは設立前から想定の範囲内でしたので設立当初よりベルツリーは積極的に新しいメンバーを募集しています。
その為、ホームページや日々の活動報告、インスタ、YouTube、Twitter、色んな方法で今の出来るだけリアルな情報を伝えてきました。この露出はベルツリーにとって一番大事な部分だと思っています。
初めて参加希望の方は皆さん、どんなサークルか不安でいっぱいだと思います。
なので出来るだけリアルな情報、、ホームページに書いてるメンバーの人数や動画も脚色せず、正確かつリアルタイムな情報を伝えてるつもりです。(出来るだけすぐに更新を心がけています)
その為、YouTubeの動画などはYouTuberみたいに面白おかしく編集せずに、あえてありのままの動画を流しています。
練習やサークルの雰囲気がよりリアルに伝わってもらえればという思いを込めてあのような形をとっています。

今、色んな理由で一時的にお休みされてる方もいつか改めて参加したいといった時にこのサークル自体が存続出来ているように人数確保は絶対条件ですので新しいメンバーは随時受付中です。

そして私の役割について、、

ベルツリーで起こりうる全ての事は私1人での判断になります。
年間スケジュール、練習日程、試合、バーベキューや合宿、イベント、飲み会、、諸々全て私1人で手配も判断もしています。
誰かに相談する事はありません。それはこのサークルで企画など色んな失敗があったとしても全て私を窓口にしておきたい(練習中のケガなどだけは自己責任でお願いしてます)という思いから、このように一本化しています。
なので、運営メンバーは数人いてますが、サークル内での問題があったとしても、それは他の誰でもなく私宛に思ってもらう事にしています。
私の考えが、すなわちサークルの方針となります。
このサークルの方針に賛同して下さってる方のみが現在のメンバーとなっています。
賛同して頂けない方、ご理解頂けない方、協力して頂けない方は残念ながら退会して頂いております。

それと練習会に来てもらった方はご存知かとは思いますが私自身はプレーはほとんどしておりません。もうまともには2年ほどやってません。その理由はいくつもあります。

練習の進行や動画や写真の撮影、初めて参加して下さった方とのコミュニケーション、何よりサークルの健康状態の確認をしています。
皆さんがどんな表情でコートにやってきたのか、今日は元気ないなぁとか、プレーが上手くなってきたなぁとか、調子が良いなぁとか、みんなと仲良くなってきたなぁとか、他にも見ておかないといけない部分がたくさんありますので、自身のプレーは優先順位でいうと一番下くらいになりますのでプレーはほとんどやっておりません。
自身がプレーをする事をセーブする事はサークルを設立する時から決めていた事ですので、もう普通の事となりました。
初めて来られる方から私がプレーしてない事を疑問に感じて一番よく質問されるので、ここでお伝えしておきます。
何よりも今のサークルの状態を把握しておくという事を最優先にしてるという事です。

それと私は練習後の時間は誰にお誘いを受けてもいつでも行けるように電車でコートまで行っています(車で行くと飲み会などが急に入っても行けないので)
皆さんとの時間はとても大切だと思ってますので電車で行く形は変える予定はありません。

練習が終われば撮影した動画や写真をまとめながら、ホームページの更新、YouTubeや活動報告の為に編集する作業を練習日の翌日と翌々日でだいたい行ってます。
(インスタだけは運営メンバーに任せています)

サークルは生き物と考えています。毎回メンバーも変わりますし人数も変わりますし、男女比率やメンバーによってプレーレベルや雰囲気も変わりますし、今回の様に世の中の情勢も変わっていきます。その都度都度でアジャストさせていかないといつかはダメになると思ってます。

色々書きましたがサークルが出来て私の決めていた最低3年は何とか過ごせました。

ベルツリーにはこのサークルに通う為に引っ越しをしてくれた方や遠くから通って下さってる方、転勤を出来るだけ断ってくれてる方、そして何よりベルツリーで出会った人たちと会うのを楽しみにしてくれてる方、色んな方が参加してくれてます。

その思いは私自身しっかり背負って運営しなければと感じていますが、私自身がプレーをする事が目的でやってないサークルを運営してる以上、私自身はプレー以外の所で楽しみを探して運営します。
その上でこの先はメンバーの皆さん次第で続いていくサークルになるかどうかが決まります。
サークルの方針としてはソフトテニスを通じてみんなで交流を深める、末永いお付き合いが出来る関係を作るが最大のコンセプトです。自分達だけで楽しんでる人達は今後は全て退会してもらうつもりです。

なので、ベルツリーはテニスもテニス以外のイベント事にも同じくらい大切に時間を使っています。
テニスだけでもダメですし、テニス以外のイベント事だけでもダメです。
どちらかが10対0、または0対10の比率ではこのサークルの方針から外れます。
サークルの方針を理解して頂けない方は残念ながら一緒には続けていく事はできません。
(こんな話しはメンバーには何度も何度も伝えてあります)

このサークルの方針を理解してもらって
皆さんが続けていきたい感じであればこれから先も全力で運営していきたいと思っています。

私自身もこのサークルで楽しみを感じなければ続けていけませんし、一緒にしっかりやれると判断した人とその辺りをよく考えながらとりあえず身近な目標の2021年終わりまで進んでいきたいと思います。
それから先はその頃にまた改めて考えたいと思います。

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